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Datensicherung

Immer wieder gibt es Funde in deutschen Altpapiercontainern, die aufgrund der Daten Sicherung gar nicht dort hingehören. Manche Kleinunternehmer entsorgen aus Zeitgründen die Handakten einfach im Altpapier. Für Datendiebe ist es dann sehr einfach, die Akten aus der Altpapiertonne zu holen und unberechtigterweise zu verwenden. Die Datensicherheit sollte also immer im Vordergrund stehen, denn selbst wenn die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, müssen die Handakten durch ein Papierschredder Gerät so zerkleinert werden, dass niemand mehr etwas mit den Akten anfangen kann. Aus den Handakten entsteht mit dem Aktenvernichter ein Puzzle aus sehr kleinen Partikeln. Es ist wichtig, eine hohe Sicherheitsstufe zu wählen, die Stufe P- 1 bis p-7 stehen zur Verfügung. Mit jeder Sicherheitsstufe wird die Partikelgröße immer kleiner, bei Stufe P-1 beträgt die Breite der Streifen noch 12 mm, bei Stufe P-7 sind die Partikel nur noch 0,8 bis 5 mm groß. Zusätzlich ebnen drei Schutzklassen den Weg zu mehr Datensicherheit, die Schutzklasse 1 bietet normale Sicherheit, Klasse 2 ist für den hohen Schutzbedarf da und Klasse 3 für den sehr hohen Schutzbedarf.

Die Datensicherung der Handakten

Mandantenakten müssen nicht für immer datensicher ausbewahrt werden, die Vernichtung mit dem mobilen oder mit dem stationären Aktenvernichter bringt mehr Raum für die nachfolgenden Handakten. Dinge wie die anwaltliche oder die ärztliche Schweigepflicht müssen bei der Daten Sicherung und der späteren Aktenvernichtung immer eingehalten werden. Wenn die Aktenberge mit dem stationären Aktenvernichter nicht mehr zeitnah entsorgt werden können, lohnt es sich einen mobilen Aktenvernichter zu buchen. Nach § 50 Abs. 2 Satz 1 BRAO liegt die Frist für die Aufbewahrung der Handakten in Kombination mit der Daten Sicherheit bei mindestens 5 Jahren, oft ist die Zeit für die Aktenaufbewahrung wesentlich länger. Sobald der Tag gekommen ist, an dem Handakten entsorgt werden dürfen, ist ein Aktenvernichter mit einer hohen Sicherheitsstufe der beste Weg, die Akten unter Einhaltung der Daten Sicherheit zu entsorgen.

Pflicht – Sichere Papierschredder nutzen

In allen Berufen, in denen Handakten entstehen, ist der stationären oder der mobile Papierschredder wichtig, um die nicht mehr benötigten Akten zu vernichten. Bei Steuerberatern sammeln sich im Laufe der Zeit so viele Akten an, dass neben den digitalen Akten auch Handakten im Büro nach der Aufbewahrungszeit mit einem leistungsfähigen vernichtet werden müssen. Im Homeoffice ist das ähnlich, nach § 199 Abs. 3 BGB gibt es auch in diesem Bereich Aufbewahrungsfristen, die zum Beispiel bei Kleinunternehmern und Privatleuten für die Vorlage beim Finanzamt von Bedeutung sind. Nach der Zeit der Aufbewahrung und allen Regeln der Daten Sicherung stellt sich die Frage, wie die Handakten zuverlässig vernichtet werden können, damit Unbefugte keinen Zugang zu den Daten erhalten. Selbst wenn die Zeit der Aufbewahrung abgelaufen ist, sind die Daten immer noch so wertvoll, dass sie mit dem Aktenvernichter so zerkleinert werden müssen, dass niemand die Daten weiter benutzen kann.


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